الدورة المستندية للمشتريات | شرح بالتفصيل الدورة المستندية للمشتريات
بسم الله نبدا موضوع جديد / الدورة المستندية للمشتريات
مقدمة :
يقصد الدورة المستندية المشتريات حركات المستندية للبضاعة الداخلة ومردوتاتها مع كل معاملة لها لابد من قواعد واجراءات متبعة تصدرها الرقابة الداخلية لسير تلك المستندات للمشتريات ومردوداتها لضمان المحافظة على البضاعة وصولها الى المخزن ولتحمل مسؤلية كل من خالف اجراءات الرقابية لها ولتتمكن من تتبع المستندات ومراجعتها
بالمختصر : اي محاسب لابد معرفة الدورة المستندية للمشتريات حتى يعرف ماهو المستندات التي يجب توفرها له ومن الجهة المسموح لها ان توثق تلك الستند وهذا قبل البدء بعملية التسجيل قيد المشتريات في النظام المحاسبي خصوصاً اذا كان المحاسب مختص في المشتريات
لانه تسجيل عملية مالية بدون معرفة الدورة المستنديه لها واجراءاتها رقلبية بيعرض نفسة للمسالة وربما الفصل من الشركة .
وهكذا لبقية الامور من مبيعات ومقبوضات وغيرها من معاملات المالية والمستندات .
إن أهم قواعد الرقابة الداخلية على عمليات
الشراء وأسسها في مراحلها المختلفة تتمثل في الآتي:
طلب الشراء:
تعتبر إدارة المشتريات هي الإدارة المسئولة عن
طلبيات الشراء، فهي التي تقوم بعملية الشراء عندما تصل المخزونات حد الطلب أو
عندما تطلب إدارة الإنتاج أو غيرها من الإدارات طلبات مباشرة ، وعادة يتم إصدار
طلب الشراء من أصل وصورتين يرسل الأصل إلى إدارة المشتريات، وإحدى الصورتين إلى
الحسابات (حسابات المخازن)، والأخرى تبقى بالوحدة الطالبة، ويجب أن يتضمن طلب
الشراء البيانات التفصيلية اللازمة؛ فيحدد الأصناف وكمياتها ومواصفاتها وغير ذلك.
إصدار أمر الشراء :
تحدد إدارة المشتريات بعد فحصها لطلبات الشراء
الطريقة المناسبة للشراء وحجم الأصناف المطلوبة ونوعها، فقد يقتضى الأمر إجراء
مناقصة عامة، أو محدودة، أو ممارسة، أو قد يتم الشراء عن طريق الشراء المباشر، أو
من موردين بناء على عقود طويلة الأجل، ويصدر أمر الشراء بنمرة مسلسلة من أصل يرسل
إلى المورد وخمس صور لوحدة الفحص، والاستلام، وللمخازن، وللجهة الطالبة، ولحسابات
المخازن، بينما تبقى الأخيرة في إدارة المشتريات.
الفحص والاستلام :
يقوم قسم الاستلام بمراجعة البضاعة الواردة،
وفحصها، وفرز الأصناف المرفوضة لعدم مطابقتها المواصفات، أو لأي سبب آخر، ويتم
إثبات ذلك في أورنيك استلام بضاعة؛ والذي يحرر من أصل وخمسة صور، الأصل يرسل إلى
إدارة المشتريات إخطارا بوصول البضاعة وفحصها، بينما ترسل صورة مع البضاعة
المقبولة إلى إدارة المخازن، وصورة إلى الإدارة الطالبة، وصورة إلى إدارة
الحسابات، وصورة إلى قسم حسابات المخازن، بينما يبقى الأصل في قسم الفحص
والاستلام، أما الأصناف غير المقبولة فتتولى إدارة المشتريات التفاوض بشأنها مع المورد .
تخزين البضاعة :
يقوم الموظف المسئول أمين المخزن) عند استلامه
للبضاعة المقبولة من قسم الاستلام بمراجعتها مع صورة أورنيك استلام البضاعة
المرفقة مع صورة أمر الشراء، ثم يحرر إذن توريد من أصل
وأربع صور؛ يرسل الأصل إلى إدارة المشتريات للعلم بوصول البضاعة، وإحدى الصور إلى
قسم الاستلام كمستند للاستلام منها، وصورة إلى إدارة الحسابات، وصورة إلى قسم
حسابات المخازن، والصورة الأخيرة تبقى في إدارة المخازن لتسجل من واقعها البيانات
في كل من بطاقات الصنف ودفتر الصنف.
استلام الفاتورة :
تسلم فاتورة الشراء الأصلية وصورها إلى إدارة
المشتريات، حيث يتم مطابقتها مع صور أمر الشراء وأورنيك الفحص والاستلام، وإذن
التوريد، ثم يرسل أصل الفاتورة الأصلية إلى الحسابات ، وصورة إلى حسابات المخازن،
وتبقى صورة في إدارة المشتريات.
التسجيل في الدفاتر والسجلات:
تقوم إدارة الحسابات بمراجعة الفاتورة الأصلية
مع صور أمر الشراء، وأورنيك الفحص والاستلام، وإذن التوريد، ثم تسجل عملية الشراء
في دفتر يومية المشتريات، وترحل إلى دفتر أستاذ مساعد الدائنين.
أما في قسم حسابات المخازن فيتم مراجعة صورة
الفاتورة الأصلية ومطابقتها مع المستندات الأخرى، ليتم بعد ذلك التسجيل في بطاقات
الصنف وفي الدفاتر والتي تعتبر وسيلة للرقابة على الكميات الموجودة في المخازن،
كما أنها تعتبر وسيلة لتحديد تكاليف البضاعة المنصرفة للتشغيل ، أو للبيع حسب
مقتضى الحال. المراجعة الداخلية للمشتريات
يقوم قسم المراجعة الداخلية بالآتي:
مراجعة العمليات والسجلات المرتبطة بالمشتريات،
للتحقق من مدى الالتزام بالقواعد والإجراءات الموضوعة للرقابة. مراجعة يومية
المشتريات ومقارنتها بما هو مثبت في سجلات إدارة الفحص و الاستلام، وإدارة
المخازن، وقسم حسابات المخازن. مراجعة حسابات الموردين في أستاذ مساعد الدائنين،
ومقارنتها مع كشوفات حسابات الموردين.
مردودات المشتريات
إن الرقابة الداخلية على مردودات المشتريات
تهدف إلى ضمان جدية عملية رد المشتريات، وسلامتها، وبعدها عن الاختلاسات أو
التلاعب .
وتتلخص قواعدها وإجراءاتها في الآتي:
تقوم إدارة المشتريات بإجراءات رد المشتريات
بناء على طلب رد بضاعة، والذي يعده الفنيون المختصون موضحا فيه الإضافة المطلوب
ردها، وكمياتها وأسباب الرد.
بعد
اقتناع إدارة المشتريات بجدية رد البضاعة تحرر أخطار رد بضاعة بنمرة مسلسلة، من
أصل وخمس صور، على أن يرسل الأصل للمورد، وصورة إلى إدارة المخازن، وصورة إلى قسم
الاستلام الذي يستلم البضاعة من المخازن أو يرسلها إلى المورد، وصورة إلى إدارة
الحسابات، وصورة إلى حسابات المخازن، بينما تبقى الصورة الخامسة في الدفتر بإدارة
المشتريات.
يقوم قسم التسليم باستلام البضاعة من المخازن،
ويرسلها إلى المورد مع أصل إذن تسليم بضاعة مردودة إلى المورد، بينما ترسل صور هذا
الإذن إلى الجهات المعنية.
يراجع إشعار الخصم بوصوله إلى إدارة المشتريات
مع المستندات السابقة، ويحرر بموجبه أورنيك رد بضاعة، يرسل أصله مع إشعار الخصم
إلى الحسابات، بينما ترسل صورة إلى الجهات المعنية.
يجب على قسم المراجعة الداخلية التأكد من سلامة
إجراءات رد البضاعة وصحتها، وسلامة السجلات وصحتها.
الخلاصة :
تبدا الدورة المشتريات :
1- طلب الشراء ( حسب القسم داخل الشركة )
2- أصدار اوامر الشراء ( ادارة المشتريات )
3- الفحص والاستلام ( ادارة الجودة )
4- استلام الفاتورة ( امين المخزن )
5- التسجيل في الدفاتر والسجلات ( ادارة الحسابات )
سجل اعجابك عى صفحتنا في الفيس بوك ليصلك كل جديد من المدونة :
👍👇
""اللهم صل وسلم وبارك على حبيبنا وشفيعنا محمد """