أسباب حدوث الأخطاء المحاسبية :
Causes of Accounting Errors
ذكرنا أن هناك أخطاء محاسبية قد تحدث في أي
مرحلة من مراحل الدورة المحاسبية مما ينعكس في النهاية على القوائم المالية التي
يتم إعدادها
في نهاية الفترة المالية ويؤدي إلى عدم توازن
قائمة المركز المالي وبالتالي يؤدي إلى تأخير إنجاز هذه القوائم، فما أسباب حدوث
هذه الأخطاء؟ يرجع حدوث الأخطاء المحاسبية إلى ثلاثة أسباب رئيسة:
1-عدم
الإلمام بالفروض المحاسبية الأساس والمبادئ المحاسبية المقبولة عموما،
حيث ينبغي أن يتقيد المحاسب في عمله بهذه
الفروض والمبادئ بدء من تسجيل قيود اليومية وانتهاء بعرض المعلومات في القوائم المالية،
وربما عدم الإلمام أو الالتزام بهذه الفروض والمبادئ يكون نتيجة عدم الحصول على
المؤهل العلمي اللازم لشغل وظيفة المحاسب أو نقص في الخبرة أو عدم متابعة
المستجدات في
مجال المحاسبة والتي تتطلب استمرار التعليم
2- إهمال
المحاسب وتقصيره في مجال عمله، والذي إما أن يكون مقصودا
بسبب عدم إبدائه العناية المهنية الواجبة
والمطلوبة منه، أو يكون غير مقصود أي سهوا بسبب كثرت العمل الذي يكلف به وعدم وجود
من يساعده.
3- التعمد في ارتكاب الأخطاء لتحقيق هدف يسعى
إليه المحاسب مثل الاختلاس أو السرقة أو إخفاء أخطاء سابقة ارتكبها.
- أنواع الأخطاء المحاسبية : Kinds of Accounting Errors
أنواع متعددة من الأخطاء المحاسبية، ولتمكينك من الإلمام بها
وبصورة واضحة سنعرضها لك وفق تصنيفين، الأول يعرض الأخطاء المحاسبية بحسب طبيعة
الخطأ، والثاني يعرضها بحسب نقطة حصولها عبر مراحل الدورة المحاسبية.اا
حسب طبيعة الخطأ المحاسبية يمكن تصنيف الأخطاء المحاسبية وبحسب طبيعتها
إلى :
1- أخطاء كتابية أو حسابية :
وهي الأخطاء الناتجة عن خطأ في العمليات الحسابية
المختلفة (كالجمع والطرح وغيرها)، أو كتابة رقم بشكل خاطئ أو في المكان الخاطئ
سواء في القيد أو في الحساب .
2-أخطاء السهو والحذف :
وهي الأخطاء الناتجة عن عدم إثبات العملية
في سجل اليومية سواء بأكملها أو أحد طرفيها ، أو عدم ترحيل
طرف عملية أو كلا طرفيها إلى الحسابات المختصة في سجل الأستاذ، وعليه فإنه يمكن
تصنيف أخطاء السهو والحذف إلى أخطاء سهو وحذف كامل عندما لا تثبت العملية بكاملها
في سجل اليومية، أو يتم إثباتها بكاملها في سجل اليومية ولا يتم ترحيل طرفيها إلى
الحسابات المختصة في سجل الأستاذ، أما النوع الآخر
3-أخطاء التكرار:
وهي تنجم عن
تكرار تسجيل عملية ما في سجل
اليومية، أو
تكرار ترحيل أطراف عملية معينة وغالبا ما يحدث ذلك نتيجة السهو، وأخطاء التكرار
هذه لا تؤثر على توازن ميزان المراجعة
4-الأخطاء الفنية (أخطاء في التوجيه المحاسبي):
يؤدي الجهل بالفروض
والمبادئ
المحاسبية المقبولة عموما إلى ارتكاب الأخطاء الفنية، ولعل من أبرز الأمثلة على
هذه الأخطاء عدم التمييز بين المصاريف الرأسمالية والمصاريف الإيرادية، وليس
بإمكان ميزان المراجعة الكشف عن هذه الأخطاء إلا أن لها تأثيرا كبيرا على الحسابات
الختامية وقائمة المركز المالي.
5- الأخطاء المتكافة أو المموضة:
عندما يحدث أكثر
من خطأ من الأخطاء السابقة، بحيث يغطي أثر أحد الأخطاء أثر خطأ آخر فإنها بالنتيجة
لن تؤثر على توازن ميزان المراجعة، وتسمى بالأخطاء المتكافئة أو المعوضة لأن ميزان
المراجعة لا يتمكن من كشف أي منها.
ب - حسب مرحلة حصول الخطأ المحاسبية :
يمكن تصنيف
الأخطاء المحاسبية بحسب المرحلة التي حصلت فيها هذه الأخطاء إلى :
أ-
عدم تسجيل العملية نتيجة السهو أو الحذف.
ب- تكرار تسجيل العملية أكثر من مرة.
ج- إثبات المبالغ في القيد بصورة خاطئة:
كما في حالة إثبات مبلغ يختلف عن المبلغ الأصلي وفي كلا الطرفين، فقد يحدث أن تقوم
المنشأة بشراء بضاعة بمبلغ
620000 ريال من كامل على
الحساب، إلا أن القيد تم تسجيله كالآتي:
260000 من ح/ المشتريات
260000 الى ح/ الدائنين -
كامل
وقد يحدث أحيانا
أن يتم إثبات المبالغ بشكله الصحيح في أحد الطرفين وفي الطرف الآخر يتم إثبات مبلغ
مختلف عنه، فيتم تسجيل القيد السابق بالشكل
الآتي
620000 من ح/ المشتريات
260000الى ح/ الدائنين - كامل .
ويلاحظ أن هذا
الخطأ سيؤدي إلى عدم توازن میزان المراجعة وبالتالي سيكون من السهولة كشفه، ولكن
ماذا لو حصل خطأ في قيد آخر، مثلا قامت المنشأة ببيع بضاعة بمبلغ 480000 ريال نقدا
وتم قيدها بالشكل الآتي:
من ح// الصندوق
840000
الى ح/ المبيعات 480000
نلاحظ أن الخطأ
في هذا القيد سيكون معوضا أو مكافئا للخطأ الذي حصل في القيد السابق أي سيلغي أثره
وبالتالي يبقى ميزان المراجعة متوازنة ولن تكتشف هذه الأخطاء إلا عن طريق المراجعة
الحسابية.
د- إثبات المبلغ
في القيد على الحساب الخطأ: حيث يتم إثبات المبلغ على حساب آخر، إما نتيجة السهو،
كما لو تم إثبات عملية الشراء من كامل على ح/الدائنين كمال بدلا من ح/ الدائنين -
كامل وبالشكل الآتي:
620000 من ح/ المشتريات
620000 الى ح/ الدائنين – كمال
شكل آخر من إثبات المبلغ في القيد على الحساب
الخطأ والذي قد يحدث نتيجة خطأ في التوجيه المحاسبي أو على الأرجح نتيجة السهو،
فإذا رد أحد المدينين بضاعة قيمتها 35000 ريال وتم تسجيلها بالشكل الآتي:
35000من ح/ المدينين
35000الى ح / مردودات المبيعات
أو ربما تم تسجيلها بالشكل الآتي:
35000ح ا مردودات المشتريات
35000 ح/ المدينين
في كلا القيدين هناك خطأ متكافئ أو معوض بمعنى أن
كل خطأ له تأثير متوازن على ميزان المراجعة وبالتالي فإن المراجعة المحاسبية هي
التي تكتشف الأخطاء، أو ربما يتم اكتشافها عند إعداد ميزان المراجعة من خلال
ملاحظة طبيعة أرصدة بعض الحسابات، فعلى سبيل المثال لا يجوز أن يكون رصيد
د/مردودات المبيعات دائنا أو رصيد د/ مردودات المشتريات مدينة وبالتالي لا بد من
وجود خطأ ما. ه- الأخطاء الفنية والناتجة عن الجهل بالمبادئ المحاسبية ،
فإذا اشترت المنشأة سيارة بمبلغ 2500000 ريال نقدا
لاستخدامها وليس لغرض المتاجرة بها، وتم قيدها بالشكل الآتي:
2500000ح/ المشتريات
2500000ح/ الصندوق
يلاحظ وجود خطأ متكافئ أو معوض حيث حصلت زيادة في
ح/ المشتريات بمبلغ 2500000 ريال ونقص في ح/ السيارات بمبلغ 2500000 ريال، وكان
ينبغي أن يسجل القيد بالشكل الآتي:
2500000 ح/ السيارات
2500000
د/ الصندوق
وربما يحصل
الخطأ في أكثر من حسابين كما في حالة بيع بناية بمبلغ 30000000 ريال نقدا علما أن
قيمتها الدفترية 2800000 ريال، وتم قيد العملية بالشكل الآتي:
30000000 ج/ الصندوق
30000000 ح/ المبيعات
يلاحظ وجود خطأ
متكافئ أو معوض ولكن في ثلاثة حسابات حيث هناك زيادة في حل المبيعات بمبلغ
30000000 ريال، وزيادة في حل المباني بمبلغ 2800000 ريال ونقص في ح/ أرباح بيع
أصول ثابتة بمبلغ 200000 ريال، وبالتالي كان ينبغي أن يسجل القيد بالشكل الآتي:
3000000
30000000 ح/ الصندوق
2800000ح/
المباني
200000 ح/ أرباح
بيع أصول ثابتة
- 2 - 5 أخطاء في سجل الأستاذ العام:
وقد تحدث هذه
الأخطاء إما أثناء الترحيل أو الترصيد، ومن أهمها الآتي:
أ- عدم ترحيل
القيد بكامله سهوا وقد يحدث لكلا طرفي العملية معا وهذا يعتبر
خطأ متكافئ أو معوض
ولا يمكن اكتشافه من خلال ميزان المراجعة بل لا بد من مراجعة عملية الترحيل
بكاملها، أو قد يحدث لأحد طرفي العملية وبالتالي
يؤثر على توازن
میزان المراجعة
ب-تكرار ترحيل
طرفي العملية لأكثر من مرة.
ج- الخطأ في
ترحيل مبلغ القيد ولكلا طرفي العملية فمثلا القيد الآتي: 75000
د/ الأثاث 75000
د/ الصندوق75000
يتم ترحيل مبلغ
7500 ريال إلى الجانب المدين من ح/ الأثاث، وكذلك 7500 ريال إلى الجانب الدائن من
ح/ الصندوق. وهذا الخطأ مكافئ أو معوض، أما إذا تم ترحيل 75000 ريال إلى الجانب
المدين من ح/ الأثاث، ومبلغ 7500 ريال إلى الجانب الدائن من ح/ الصندوق فسيؤثر ذلك
على توازن ميزان المراجعة
د-الترحيل إلى الجانب الآخر (العكسي)
من الحساب، ففي القيد السابق ربما يتم
ترحيل مبلغ
75000 ريال وهو المبلغ الصحيح إلى الجانب الدائن من ح/ الأثاث، وهذا
الخطأ يؤثر على توازن ميزان المراجعة، أما إذا حصل خطأ آخر بترحيل
الخطأ يؤثر على توازن ميزان المراجعة، أما إذا حصل خطأ آخر بترحيل
المبلغ الصحيح إلى الجانب المدين من ح/ الصندوق فهذا خطأ متكافئ يصعب اكتشافه.
ه- الترحيل إلى حساب آخر غير المسجل في
القيد، ففي القيد السابق قد يتم ترحيل المبلغ إلى ح/ البنك بدلا من ح/ الصندوق،
وهذا النوع من الأخطاء غالبا ما يحصل في حالة تشابه الأسماء بين حسابات المدينين
أو حسابات الدائنين مثلا ح/المدينين - كامل وح/ المدينين - كمال، أو ربما ح/
المدينين كامل
محمد وح/ الدائنين كامل محمود
.. و- الخطأ في جمع أحد أو
كلا جانبي الحساب مما يؤثر في الرصيد وهذا يحصل
غالية في الحسابات التي تتضمن
عددا كبيرا من المعاملات، كذلك قد يحصل خطأ في الجانب الذي يسجل فيه الرصيد وهذا
الخطأ يمكن كشفه من خلال مراجعة أسماء الحسابات و طبيعة أرصدتها في ميزان المراجعة.
5- 2- 3 أخطاء في ميزان
المراجمة: عند إعداد ميزان المراجعة قد يحصل أحد الأخطاء الآتية:
أ- أخطاء في نقل مبالغ
أرصدة أو مجاميع بعض الحسابات سواء من ناحية الرقم أو
العمود المناسب، مثلا رصيد ح/ البنك يكون 282000 ريال عند نقله إلى
ميزان المراجعة يتم تسجيل مبلغ 822000 ريال وهو الرقم الخطأ ولكن في العمود
المناسب (الصحيح) أي عمود الأرصدة المدينة، وربما يتم نقل 282000 وهو الرقم الصحيح
ولكن في العمود غير المناسب (الخطأ) أي عمود الأرصدة الدائنة، وقد تحدث الحالتان
معا أي نقل المبلغ الخطأ وهو 822000 ريال إلى العمود غير المناسب (الخطأ) أي عمود
الأرصدة الدائنة. ويزداد احتمال الخطأ في نقل الأرقام إلى الأعمدة غير المناسبة
(الخطأ) عندما يتم إعداد ميزان المراجعة بالمجاميع، كما أن عملية اكتشافها تصبح
أكثر صعوبة.
ب- الخطأ في إيجاد مجموع
أعمدة ميزان المراجعة وفي الغالب فإن كثرة الحسابات وضخامة الأرقام تؤدي إلى حدوث
هذا النوع من الأخطاء
- اكتشاف الأخطاء المحاسبية وتصحيح
الاخطاء المحاسبية:
كما تبين من
الفقرات السابقة فإن الأخطاء المحاسبية قد تحدث أثناء القيد في سجل اليومية أو
الترحيل إلى سجل الأستاذ أو ترصيد الحسابات أو عند إعداد میزان المراجعة، وهذا
يعني أن بعض الأخطاء تتطلب إجراء التصحيح في سجل اليومية ، والبعض الآخر يتطلب
إجراء التصحيح في سجل الأستاذ، وأخطاء أخرى تستوجب تعديل ميزان المراجعة وربما
إعادة إعداده.
وعلى الرغم من
أن بعض الأخطاء المحاسبية يمكن اكتشافها وتصحيحها أثناء مراحل الدورة المحاسبية
وقبل إعداد ميزان المراجعة، إلا أن الجزء الأكبر من هذه الأخطاء يتم اكتشافها بعد
إعداد ميزان المراجعة واكتشاف أنه غير متوازن مما يدلل على وجود الأخطاء، ولعل
الطريقة الأكثر سهولة ومنطقية في البحث عن هذه الأخطاء لتحديد مكانها وما يتبعها
من خطوات لتصحيحها، إنما تكون بالبدء من ميزان المراجعة، مرورا بسجل الأستاذ
العام، وانتهاء بسجل اليومية العامة.
- ميزان المراجعة :
وتجري مراجعة
الميزان وفق الخطوات الآتية :
أ- التحقق من
صحة مجموع الجانب المدين والجانب الدائن من ميزان المراجعة سواء
كان بالأرصدة أو
بالمجاميع، وفي ميزان المراجعة بالمجاميع يتم التأكد من أن المجموع في جانبي
الميزان يتطابق مع المجموع في جانبي سجل اليومية العامة.
ب- التأكد من
وجود كافة الحسابات من خلال متابعة العمود الخاص بأرقام
الحسابات وحسب
تسلسلها، طبعا عدا الحسابات التي ليس لها رصيد أو بمعنى آخر أصبح رصيدها في نهاية
المدة يساوي صفرا.
ج- بالنسبة
لميزان المراجعة بالأرصدة التأكد من أن أرصدة الحسابات تم نقلها إلى
العمود المناسب
وبحسب طبيعة الحسابات.
د- التأكد من
نقل الأرصدة أو المجاميع من سجل الأستاذ إلى ميزان المراجعة
بمبالغها
الصحيحة سواء كان المبلغ يمثل رصيدا أو مجموعا.
وباعتبار میزان
المراجعة كشف يتم إعداده خارج الدفاتر والسجلات المحاسبية فإن أي خطأ يتم اكتشافه
فيه يمكن شطبه وإعادة كتابة الرقم الصحيح فين المكان (العمود الصحيح، وربما إعادة
إعداد الميزان وبصورته الصحيحة.
- سجل الأستاذ العام | وتتم مراجعة الحسابات في سجل الأستاذ العام وفق الخطوات الآتية:
أ- التأكد من
المجموع المدين والمجموع الدائن لكل حساب، وكذلك رصيد
الحساب إذا كان
ميزان المراجعة قد تم إعداده بالأرصدة، ويمكن البدء بالحسابات
بحسب تسلسل أرقامها،
أو التركيز في البداية على الحسابات التي جرت عليها
معاملات كثيرة وبالتالي كانت
فيها الحركة كثيرة فتكون
العمليات
الحسابية عرضة لحدوث الأخطاء
ب-مطابقة
المبالغ التي تم ترحيلها في كل حساب مع المبالغ المناظرة في سجل
اليومية،
والتأكد من أن جميع الحسابات قد تم ترحيلها بمبالغها الصحيحة وفي الجانب
المناسب
من الحساب، كذلك التأكد من عدم تكرار الترحيل لكافة
الحسابات في قيد
ما أو بعض منها. وبما أن سجل الأستاذ العام لا يعتبر من السجلات
القانونية لذا فإن
أي خطأ يتم اكتشافه في أي حساب من الحسابات يتم عندها شطب
هذا الخطأ وإثبات
التصحيح مع توقيع الشخص المسؤول الذي اكتشف الخطأ وقام
بتصحيحه.
- سجل اليومية العامة :
وتجري عملية مراجعة سجل اليومية العامة وفق
الخطوات الآتية :
أ- التحقق من تطابق مجموع المبالغ المدينة مع
مجموع المبالغ الدائنة في نهاية السجل،
ومن ثم في كل صفحة من صفحات السجل.
ب- التأكد من تساوي مبالغ الطرف المدين مع مبالغ
الطرف الدائن وفي كل قيد مع
التركيز على القيود المركبة حيث يكون حدوث
الاختلاف بين مبالغ الطرفين واردا
ولتصحيح الأخطاء في سجل اليومية العامة - سواء
الأخطاء التي يكتشفها ميزان المراجعة أو تكتشفها المراجعة المحاسبية - فإنه لا بد
من إجراء القيود التصحيحية، علما أن الكشط والشطب والمحو والتحشير غير مسموح بها
في سجل اليومية لأنه من الدفاتر القانونية والقانون التجاري اشترط شروطا قانونية
لا بد من توفرها في هذا السجل ليمنحه قيمة قانونية، والقيود التصحيحية تشبه قيود
اليومية التي يتم تسجيلها خلال السنة من حيث إثباتها في سجل اليومية العامة ومن ثم
ترحيلها إلى الحسابات المختصة في سجل الأستاذ العام وبما يؤدي إلى تصحيح الأخطاء
الناتجة عن القيد في سجل اليومية العامة.
وبأي حال من الأحوال فإن القيود التصحيحية هذه قد
يتم قيدها بالطريقة المطولة أو الطريقة المختصرة وكالآتي:
1- الطريقة المطولة:
يتم بموجب هذه الطريقة تصحيح الأخطاء المحاسبية في
خطوتين، فبينما يتم إلغاء القيد الخطأ بقيد عكسي
في الخطوة الأولى،
فإن الخطوة الثانية تتمثل في إثبات القيد
الصحيح، أي أن هذه الطريقة تصحح
الأخطاء بطريقة غير مباشرة
فلا تحدد اسم الحساب أو المبلغ الخطأ وتصححه وإنما تلغي القيد الخطأ كله، وتثبت
العملية بشكلها الصحيح في قيد جديد ، لذلك يسميها البعض الطريقة غير المباشرة.
2- الطريقة المختصرة:
ويتم بموجب هذه الطريقة تصحيح الأخطاء
المحاسبية في خطوة واحدة ، حيث يتضمن هذا القيد الأخطاء فقط، سواء كانت مبالغ أو
أسماء حسابات، وبشكل مباشر يقوم القيد التصحيحي بإلغاء الخطأ وإثبات الصحيح دون
الحاجة إلى الإلغاء الكامل للقيد الذي تضمن الخطأ، لذلك تسمى هذه الطريقة بالطريقة
المباشرة،
وعلى الرغم من أن البعض يفضل هذه الطريقة لأنها مختصرة ، إلا أنها لا
تعد مناسبة لتصحيح بعض الأخطاء وكما سنرى في المثال القادم، لذلك تستبدل
بالطريقة المطولة .
💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💥💭